1.建立受控文件夹：在共享服务器或云盘中创建“受控模板”文件夹，设置权限（仅QA及指定人员可上传/修改，所有部门可读取）。版本命名规则：模板文件命名需包含版本号（如“年度培训计划模板_V2.0”），升版时更新版本号并保留旧版。
2.下载控制：禁止直接拷贝文件，需通过服务器下载，下载时自动记录下载人、时间。确保云盘使用的为现行版本。

Excel验证后（可以实现审计追踪功能），写发放，发给对应的使用人；或者直接改成手工台账，手工填写。

1.你首先需要明确的，是你需要管理的内容，是record，还是plan或者list。对于record，是记录，强调的是及时性，空白记录，等同于SOP，所以需要填写发放记录（目的是控制版本号，仿制操作人员使用了错误的记录，执行错误的操作）。但是plan或者list，只是体现你的计划，供审核人审查的，需要管理的是plan或者list的模板，而非内容本身。这种情况下，你不是下发电子版，因为电子版无法进行有效签批（在没有文档管理系统的情况下，你无法知道审核批准人对于该文档的意见），所以打印纸质文档进行签批，你需要管理的是最终打印版本！

2.文件的方法记录是一定需要的，它的目的是保证旧的文件可以百分之百收回，如果你没有记录，如何确保。

3.记录升版的时候，回收旧版文件 ，旧版回收完了，新版的才能下发。

1、电子版打印后 受控发放，领取人填写领取记录；

2、可以在文件/记录管理规程中规定；

3、记录升级后按执行时间进行新纪录的发放工作.